5-Phasen-Modell · Wechsel-Indikatoren · Hardware-Übernahme · Vertragsablösung
Wann ein Wechsel überfällig ist, wie er strukturiert in 4–6 Wochen ohne Praxis-Stillstand läuft und welche Hardware bleibt oder ausgetauscht wird.
Kurz beantwortet
Ein IT-Betreuer-Wechsel für eine Arztpraxis läuft bei praxisANSATZ in fünf Phasen über 4–6 Wochen ohne Praxis-Stillstand: Erstgespräch → Bestandsaufnahme → Übernahme-Plan → schrittweise Migration → Hyper-Care. Bestehende Hardware bleibt in der Regel, wir tauschen nur, was nicht mehr KBV-konform oder Apple-kompatibel ist. Vertragsablösung beim alten Anbieter zum nächsten Kündigungstermin — wir helfen bei Kommunikation und Übergabe der Admin-Zugänge.
Wechseln um des Wechsels willen lohnt nie. Aber es gibt klare Auslöser, bei denen ein Wechsel langfristig deutlich günstiger und stressfreier ist als das Festhalten am bestehenden Anbieter:
Die meisten Praxen denken: „Beim Wechsel muss ich alles neu kaufen." Falsch. Praktisch fast nichts. Wir tauschen nur, was nicht mehr funktioniert oder rechtlich nicht mehr passt.
Strukturierter Ablauf über 4–6 Wochen, in dem die Praxis normal weiterläuft. Wir koordinieren die Übergabe, die Praxis muss selbst möglichst wenig tun.
Phase 0 — 1 Woche
15-Minuten-Termin: was funktioniert nicht, was wäre der gewünschte Zustand, welche Verträge laufen aktuell. Wenn die Chemie passt: Vertragsentwurf für die neue Servicevereinbarung als Basis für die Entscheidung.
Phase 1 — 1 Woche
Wir dokumentieren die bestehende Praxis-IT — Hardware, Server, Netzwerk, Backups, IT-Sicherheit, TI-Anbindung, laufende Verträge, Lizenzen. Sie müssen nichts selbst dokumentieren, wir kommen vor Ort oder remote. Bei Bedarf sprechen wir mit Ihrem aktuellen IT-Betreuer (nach Ihrer Freigabe).
Phase 2 — 1 Woche
Gemeinsam definieren wir: was bleibt, was wird ausgetauscht, in welcher Reihenfolge. Wir prüfen, welche Hardware noch KBV-konform und Apple-kompatibel ist (bleibt), welche ausgetauscht werden sollte und welche laufenden Verträge übernommen oder zum nächsten Stichtag abgelöst werden.
Phase 3 — 2–4 Wochen
Übergabe der Admin-Zugänge vom Vorgänger (wir formulieren die Anfrage für Sie), schrittweise Übernahme der Systeme. Praxis läuft normal weiter, kein Praxis-Stillstand. Backup-Strategie wird auf unsere Infrastruktur umgestellt, Monitoring aktiviert. Kritische Umstellungen am Wochenende.
Phase 4 — 4 Wochen
Erste vier Wochen mit erhöhter Aufmerksamkeit: wir reagieren schneller, beobachten alle Systeme, dokumentieren erste Tickets. Nach vier Wochen läuft die normale Servicevereinbarung (siehe Pricing-Matrix).
Der Wechsel ist für die Praxis nicht arbeitsintensiv — aber ohne ein paar Zuarbeiten geht es nicht:
Den Rest übernehmen wir — Dokumentation, Übernahme-Kommunikation mit dem alten Anbieter, technische Umsetzung. Wir formulieren auch die schriftliche Übergabe-Anfrage an den Vorgänger, falls Sie das nicht selbst tun wollen.
Eine ehrliche Check-Liste — wenn drei oder mehr Punkte zutreffen, ist der Wechsel meistens günstiger als das Festhalten am alten Anbieter:
Wir haben Wechsel-Migrationen für über 100 Praxen begleitet — von der Einzelpraxis bis zum Mehrstandort-MVZ. Das gibt uns ein stabiles Vorgehen:
Bestandsaufnahme dauert eine Woche, Übernahme-Plan eine weitere Woche, die schrittweise Migration läuft über 2–4 Wochen ohne Praxis-Stillstand. Gesamt rechnen Sie 4–6 Wochen ab dem Erstgespräch bis zur stabilen Übernahme. Der Hyper-Care-Block in den ersten vier Wochen danach gibt zusätzliche Sicherheit.
Nein. Bestehende Hardware bleibt in der Regel — wir tauschen nur, was nicht mehr KBV-konform oder Apple-kompatibel ist. Bei tomedo-Praxen heißt das: Mac-Server bleibt, iMacs/MacBooks bleiben, iPads bleiben. Bei Windows-Praxen, die wechseln wollen, wird die Hardware-Strategie auf Apple umgestellt — das ist dann aber ein separates Projekt.
Wir prüfen Ihre Vertragslaufzeit. Bei normalen Wechsel-Anlässen können Sie zum nächsten Kündigungstermin wechseln; bei schwerwiegenden Service-Mängeln ist eine Sonderkündigung möglich (wir helfen, das zu dokumentieren). Hardware-Mietverträge übernehmen wir oder lösen sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt ab.
Wenig. Sie geben uns Zugangsdaten zum aktuellen IT-Betreuer-Account (oder erlauben uns, sie beim Vorgänger anzufordern), bestätigen Vertragstermine und stehen für ein 30-Minuten-Wochengespräch zur Verfügung. Den Rest übernehmen wir — Dokumentation, Übernahme-Kommunikation mit dem alten Anbieter, technische Umsetzung.
Das passiert manchmal. Wir haben einen Standard-Ablauf: schriftliche Anforderung der Admin-Zugänge mit Frist, parallele Rekonstruktion auf Basis der Praxis-Stammdaten (was wir vor Ort sehen können), Eskalation an die Datenschutz-Aufsichtsbehörde nur im Extremfall. In über 100 Wechseln war das nie nötig — die meisten Anbieter übergeben kooperativ.
Ja. Die Praxis läuft während der schrittweisen Migration (Phase 3) normal weiter. Wir koordinieren Änderungen außerhalb der Sprechzeiten, kritische Umstellungen (z. B. neuer Backup-Server) machen wir am Wochenende. Praxis-Stillstand wäre für uns ein Projektfehler.
Ein IT-Betreuer-Wechsel klingt nach Risiko und Aufwand. In der Praxis ist beides kontrollierbar, wenn der neue Anbieter strukturiert arbeitet und die Praxis-Realität versteht. Vier bis sechs Wochen, kein Praxis-Stillstand, bestehende Hardware bleibt größtenteils — das ist der Standard-Pfad.